Gerir Reuniões com Eficácia

Quando uma determinada tarefa ou projecto implica trabalho em equipa, as reuniões são uma importante ferramenta de envolvimento, comunicação e controlo. Quando mal geridas, contudo, podem transformar-se num importante desmotivador e desperdiçador de tempo.

Para que as reuniões sejam uma ferramenta de sucesso profissional e empresarial, algumas recomendações básicas:

Antes:

• Defina uma ordem de trabalhos e remeta-a a todos os participantes da reunião com a antecedência adequada (no mínimo, 24 horas);
• Defina o objectivo para cada item da ordem de trabalhos: passar informações? Tomar-se uma decisão? Chegar a uma conclusão? Recolher informações?; 
  
• Permita que os participantes sugiram novos tópicos para a ordem de trabalhos e, se adequado, integre-os antes ou no início da reunião, informando todos os participantes do facto;
• Se necessário disponibilize com a antecedência adequada outras informações ou dados que devam ser atempadamente analisados pelos participantes para se prepararem para a reunião (relatórios, documentos, notícias, etc.);
  
• Calendarize as reuniões para se desenvolverem dentro do horário de trabalho. Para além de revelar respeito pelas agendas pessoais dos participantes, evita participações apressadas ou falta de envolvimento; 
• Escolha um ambiente adequado para a reunião, atentando às condições físicas: disposição do mobiliário, temperatura, etc. 

Durante

• Inicie e termine pontualmente a reunião (respeitando assim os restantes compromissos e gestão do tempo dos participantes) - incite os participantes a serem, também eles, pontuais;
  
• Promova a participação, a partilha de ideias, o respeito pelo outro e o debate - todos os participantes devem sentir-se convidados a participar e a partilhar as suas ideias e contributos;
  
• Restrinja-se à ordem de trabalhos, não permitindo dispersões ou divagações. É importante manter o grupo focado em cada um dos objectivos da reunião. Se durante a reunião, for manifesta a necessidade de se introduzir e debater um tópico não previsto, inclua-o no fim da ordem de trabalhos, comunicando o facto, e solicitando aos participantes que aguardem por esse momento para se pronunciarem pelo mesmo,
• Controle o tempo de intervenção de cada participante, não permitindo que ele(a) se alongue em relação ao tempo atribuído 
• Trabalhe com dados e factos, e não com opiniões e política interna - As reuniões que tratam de factos, evidências e acções concretas transmitem um importante sentido de equidistância e validam o contributo individual para o sucesso do grupo ou da equipa;
• Atribua a um dos participantes do grupo (ou a um elemento externo, se adequado) a responsabilidade de registar os trabalhos - convirá ter um modelo pré-definido de acta, que preveja o registo de pendências, decisões, tarefas atribuidas, responsabilidades e prazos de execução;

 Depois

• Envie a todos o registo da reunião, mantendo-se disponível para fazer correcções caso os participantes encontrem alguma informação que não corresponda ao que foi debatido/decidido na reunião. 
• Controle (ou atribuia a outro elemento a responsabilidade de controlar) a execução do que foi debatido/definido em reunião, para que o valor e impacto da mesma seja percebido por todos os participantes e pela própria organização.
  

Porquê trabalhar em equipa?

Já todos teremos passado por pelo menos um momento em que, com maior ou menor impaciência, nos pareceu que o trabalho em equipa acaba por dificultar o nosso trabalho e condicionar a nossa celeridade e liberdade de movimentos.

De facto, trabalhar em equipa requer um esforço adicional dos membros. Há que articular competências, interesses, ritmos individuais e disponibilidades...

No entanto, somos cada vez mais solicitados - e em certos caso obrigados - a trabalhar em regime cooperativo e colaborativo. E se formos capaz de transferir o nosso ponto de vista (focado nas nossas tarefas específicas) para um ponto de vista mais amplo (de helicóptero) mais facilmente compreenderemos o porquê.

Em muitas situações, o trabalho em equipa pode trazer um conjunto importante de benefícios:

• A distribuição da carga de trabalho: nos casos em que as tarefas são demasiado grandes ou complexas para um determinado indivíduo
  

• O reforço da competência individual dos membros: o trabalho em equipa faz com que a equipa tenha características e competências, que nenhum  elemento individualmente pode ter na totalidade;

• O desenvolvimento das capacidades de participação e envolvimento nos projectos: quando mais pessoas se podem expressar, maior é o grau de envolvimento num projecto específico. 

Estes benefícios só poderão ser operacionalizados, contudo, se se tiver em conta, na constituição das equipas, que:

• A diversidade nas características e competências dos membros numa equipa torna-a muito mais forte e flexível;
   
• As pessoas escolhidas para a equipa devem complementar-se a nível das suas características/competências (N.B! Os amigos, por serem muito parecidos connosco, podem ser os piores colegas de equipa).
  

Para trabalhar bem em equipa, é também importante que cada membro compreenda as suas próprias atitudes perante o trabalho em grupo; entenda a motivação, preocupações e os diferentes tipos de comunicação de cada membro da equipa; e compreenda como as diferentes metodologias "Tasks vs Relationships" e "Thinking vs Doing" podem contribuir para a interacção dos membros da equipa;

Nem todas as tarefas se prestam ao trabalho em equipa, mas naquelas em que isso acontece, é fundamental que exista bom planeamento do trabalho, com uma afectação adequada das tarefas e responsabilidades, e com a definição de regras claras de comunicação e interacção. O papel do líder é, por isso, fundamental neste processo.

Numa organização, o ideal é que cada colaborador se veja e actue como membro de uma grande equipa que é a organização, que a visão comum seja partilhada e o esforço de cada indivíduo contribua, articuladamente com o de todos os outros, para a prossecução dos objectivos comuns. Assim, a organização cresce sustentadamente, e cada colaborador cresce com ela.

A Comunicação na Empresa

Mais do que trabalhar com várias equipas, a empresa precisa trabalhar como uma única equipa. Para que isso ocorra, é essencial que haja um alinhamento perfeito no relacionamento e na comunicação.
 

A optimização dos grupos de acção colectiva, em que qualquer segmento da empresa, só pode ser obtido na medida em que cada grupo e cada membro de cada grupo perceba e entenda claramente seu papel dentro do contexto dos processos empresariais em que está envolvido.

 
Mais do que isso, ela só pode ser obtida desde que cada membro de cada grupo entenda, em profundidade, os mecanismos de trabalho dentro do grupo e factores críticos de sucesso inerentes, entrando em total sintonia a respeito.

 
É fundamental que a empresa forme e motive os seus colaboradores, e sistematize seus processos de comunicação e coordenação interpessoal para minimizar os problemas de acção interpessoal.
 

Há Varias décadas,  Peter Drucker apresentou o conceito de que as reuniões são uma deficiência empresarial...O ideal seria que todos conhecessem tão bem os seus papeis que nunca precisariam se reunir. No entanto, o prestigiado guru conformou-se com o mal necessário representado pelas reuniões.

 
É necessário deixar bem claro que o principal foco do trabalho em equipa não é o seu bom entrosamento e produtividade durante as reuniões, mas sim sua profícua associação de esforços no trabalho do dia-a-dia.

 
Jose Manuel Moran (2002) pergunta: é possível mudar a comunicação dentro da empresa e fugir da burocracia, eliminar a tendência de esquemas, de rotina? Realmente não é fácil. Todos nós temos inclinação a economizar nossos esforços, a facilitar nossas actividades, a repetir o que deu certo.
 

Muitos funcionários, dentro das empresas, sentem dificuldades em enfrentar os seus problemas sozinhos e, nessa hora, percebe-se a falta de comunicação e de um relacionamento interpessoal no seu dia-a-dia.
 

É irónico que, no novo mundo da alta tecnologia, o sucesso da comunicação continue alicerçado nas pessoas, na comunicação interpessoal: entre o supervisor e os funcionários, entre pares, entre os funcionários e seus clientes. Em escala mais ampla, isso significa que tarefas antes destinadas a serem realizadas por um departamento especifico de comunicação, agora são responsabilidade de toda a equipa de gestão.