Gerir Reuniões com Eficácia

Quando uma determinada tarefa ou projecto implica trabalho em equipa, as reuniões são uma importante ferramenta de envolvimento, comunicação e controlo. Quando mal geridas, contudo, podem transformar-se num importante desmotivador e desperdiçador de tempo.

Para que as reuniões sejam uma ferramenta de sucesso profissional e empresarial, algumas recomendações básicas:

Antes:

• Defina uma ordem de trabalhos e remeta-a a todos os participantes da reunião com a antecedência adequada (no mínimo, 24 horas);
• Defina o objectivo para cada item da ordem de trabalhos: passar informações? Tomar-se uma decisão? Chegar a uma conclusão? Recolher informações?; 
  
• Permita que os participantes sugiram novos tópicos para a ordem de trabalhos e, se adequado, integre-os antes ou no início da reunião, informando todos os participantes do facto;
• Se necessário disponibilize com a antecedência adequada outras informações ou dados que devam ser atempadamente analisados pelos participantes para se prepararem para a reunião (relatórios, documentos, notícias, etc.);
  
• Calendarize as reuniões para se desenvolverem dentro do horário de trabalho. Para além de revelar respeito pelas agendas pessoais dos participantes, evita participações apressadas ou falta de envolvimento; 
• Escolha um ambiente adequado para a reunião, atentando às condições físicas: disposição do mobiliário, temperatura, etc. 

Durante

• Inicie e termine pontualmente a reunião (respeitando assim os restantes compromissos e gestão do tempo dos participantes) - incite os participantes a serem, também eles, pontuais;
  
• Promova a participação, a partilha de ideias, o respeito pelo outro e o debate - todos os participantes devem sentir-se convidados a participar e a partilhar as suas ideias e contributos;
  
• Restrinja-se à ordem de trabalhos, não permitindo dispersões ou divagações. É importante manter o grupo focado em cada um dos objectivos da reunião. Se durante a reunião, for manifesta a necessidade de se introduzir e debater um tópico não previsto, inclua-o no fim da ordem de trabalhos, comunicando o facto, e solicitando aos participantes que aguardem por esse momento para se pronunciarem pelo mesmo,
• Controle o tempo de intervenção de cada participante, não permitindo que ele(a) se alongue em relação ao tempo atribuído 
• Trabalhe com dados e factos, e não com opiniões e política interna - As reuniões que tratam de factos, evidências e acções concretas transmitem um importante sentido de equidistância e validam o contributo individual para o sucesso do grupo ou da equipa;
• Atribua a um dos participantes do grupo (ou a um elemento externo, se adequado) a responsabilidade de registar os trabalhos - convirá ter um modelo pré-definido de acta, que preveja o registo de pendências, decisões, tarefas atribuidas, responsabilidades e prazos de execução;

 Depois

• Envie a todos o registo da reunião, mantendo-se disponível para fazer correcções caso os participantes encontrem alguma informação que não corresponda ao que foi debatido/decidido na reunião. 
• Controle (ou atribuia a outro elemento a responsabilidade de controlar) a execução do que foi debatido/definido em reunião, para que o valor e impacto da mesma seja percebido por todos os participantes e pela própria organização.
  

As maravilhas do Trabalho em Equipa

Sugiro que "vejam" duas vezes, uma delas com os olhos fechados. 

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Uma inspiração final...

Porquê trabalhar em equipa?

Já todos teremos passado por pelo menos um momento em que, com maior ou menor impaciência, nos pareceu que o trabalho em equipa acaba por dificultar o nosso trabalho e condicionar a nossa celeridade e liberdade de movimentos.

De facto, trabalhar em equipa requer um esforço adicional dos membros. Há que articular competências, interesses, ritmos individuais e disponibilidades...

No entanto, somos cada vez mais solicitados - e em certos caso obrigados - a trabalhar em regime cooperativo e colaborativo. E se formos capaz de transferir o nosso ponto de vista (focado nas nossas tarefas específicas) para um ponto de vista mais amplo (de helicóptero) mais facilmente compreenderemos o porquê.

Em muitas situações, o trabalho em equipa pode trazer um conjunto importante de benefícios:

• A distribuição da carga de trabalho: nos casos em que as tarefas são demasiado grandes ou complexas para um determinado indivíduo
  

• O reforço da competência individual dos membros: o trabalho em equipa faz com que a equipa tenha características e competências, que nenhum  elemento individualmente pode ter na totalidade;

• O desenvolvimento das capacidades de participação e envolvimento nos projectos: quando mais pessoas se podem expressar, maior é o grau de envolvimento num projecto específico. 

Estes benefícios só poderão ser operacionalizados, contudo, se se tiver em conta, na constituição das equipas, que:

• A diversidade nas características e competências dos membros numa equipa torna-a muito mais forte e flexível;
   
• As pessoas escolhidas para a equipa devem complementar-se a nível das suas características/competências (N.B! Os amigos, por serem muito parecidos connosco, podem ser os piores colegas de equipa).
  

Para trabalhar bem em equipa, é também importante que cada membro compreenda as suas próprias atitudes perante o trabalho em grupo; entenda a motivação, preocupações e os diferentes tipos de comunicação de cada membro da equipa; e compreenda como as diferentes metodologias "Tasks vs Relationships" e "Thinking vs Doing" podem contribuir para a interacção dos membros da equipa;

Nem todas as tarefas se prestam ao trabalho em equipa, mas naquelas em que isso acontece, é fundamental que exista bom planeamento do trabalho, com uma afectação adequada das tarefas e responsabilidades, e com a definição de regras claras de comunicação e interacção. O papel do líder é, por isso, fundamental neste processo.

Numa organização, o ideal é que cada colaborador se veja e actue como membro de uma grande equipa que é a organização, que a visão comum seja partilhada e o esforço de cada indivíduo contribua, articuladamente com o de todos os outros, para a prossecução dos objectivos comuns. Assim, a organização cresce sustentadamente, e cada colaborador cresce com ela.