Seis factores para melhor gerir o Tempo

1. Definir claramente os objectivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar.

2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da vida.

3. Controlar as interrupções e minimizá-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e “isole-se”. Se desenvolve actividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer “não” com amabilidade).

4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores.

5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante.

6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.

(Fonte: Time System Portugal)

Leituras InSpiradas

Por vezes, para percebermos o que fazer numa organização, em relação a determinados assuntos, devemos começar por saber o que NÃO fazer, em relação a esses mesmos assuntos.

Para ficar a saber a forma como não se deve conduzir uma reunião, ou o que se deve absolutamente evitar na gestão de uma importante mudança organizacional, ou ainda qual a melhor forma de desmotivar um colaborador, sugerimos a leitura de qualquer um dos livros de Dilbert, de Scott Adams. Garantidamente uma leitura divertida e rica em exemplos do que não se deve fazer numa organização que se pretende saudável, a todos os níveis.

Algumas sugestões:

. Dilbert - Cumprir Objectivos Vagos, Scott Adams

. Dilbert - Os Incompetentes Incomodam Muita Gente, Scott Adams

Boas leituras!

Gerir Reuniões com Eficácia

Quando uma determinada tarefa ou projecto implica trabalho em equipa, as reuniões são uma importante ferramenta de envolvimento, comunicação e controlo. Quando mal geridas, contudo, podem transformar-se num importante desmotivador e desperdiçador de tempo.

Para que as reuniões sejam uma ferramenta de sucesso profissional e empresarial, algumas recomendações básicas:

Antes:

• Defina uma ordem de trabalhos e remeta-a a todos os participantes da reunião com a antecedência adequada (no mínimo, 24 horas);
• Defina o objectivo para cada item da ordem de trabalhos: passar informações? Tomar-se uma decisão? Chegar a uma conclusão? Recolher informações?; 
  
• Permita que os participantes sugiram novos tópicos para a ordem de trabalhos e, se adequado, integre-os antes ou no início da reunião, informando todos os participantes do facto;
• Se necessário disponibilize com a antecedência adequada outras informações ou dados que devam ser atempadamente analisados pelos participantes para se prepararem para a reunião (relatórios, documentos, notícias, etc.);
  
• Calendarize as reuniões para se desenvolverem dentro do horário de trabalho. Para além de revelar respeito pelas agendas pessoais dos participantes, evita participações apressadas ou falta de envolvimento; 
• Escolha um ambiente adequado para a reunião, atentando às condições físicas: disposição do mobiliário, temperatura, etc. 

Durante

• Inicie e termine pontualmente a reunião (respeitando assim os restantes compromissos e gestão do tempo dos participantes) - incite os participantes a serem, também eles, pontuais;
  
• Promova a participação, a partilha de ideias, o respeito pelo outro e o debate - todos os participantes devem sentir-se convidados a participar e a partilhar as suas ideias e contributos;
  
• Restrinja-se à ordem de trabalhos, não permitindo dispersões ou divagações. É importante manter o grupo focado em cada um dos objectivos da reunião. Se durante a reunião, for manifesta a necessidade de se introduzir e debater um tópico não previsto, inclua-o no fim da ordem de trabalhos, comunicando o facto, e solicitando aos participantes que aguardem por esse momento para se pronunciarem pelo mesmo,
• Controle o tempo de intervenção de cada participante, não permitindo que ele(a) se alongue em relação ao tempo atribuído 
• Trabalhe com dados e factos, e não com opiniões e política interna - As reuniões que tratam de factos, evidências e acções concretas transmitem um importante sentido de equidistância e validam o contributo individual para o sucesso do grupo ou da equipa;
• Atribua a um dos participantes do grupo (ou a um elemento externo, se adequado) a responsabilidade de registar os trabalhos - convirá ter um modelo pré-definido de acta, que preveja o registo de pendências, decisões, tarefas atribuidas, responsabilidades e prazos de execução;

 Depois

• Envie a todos o registo da reunião, mantendo-se disponível para fazer correcções caso os participantes encontrem alguma informação que não corresponda ao que foi debatido/decidido na reunião. 
• Controle (ou atribuia a outro elemento a responsabilidade de controlar) a execução do que foi debatido/definido em reunião, para que o valor e impacto da mesma seja percebido por todos os participantes e pela própria organização.