Como Criar uma Equipa Eficaz?

A criação de uma nova equipa implica necessariamente um conjunto de alterações e mudanças nas rotinas de trabalho dos membros da mesma. Simultaneamente, não são de menosprezar as implicações psicológicas e emocionais deste processo, que se prendem com as expectativas, objectivos, e mesmo receios individuais face à nova situação.

Sistematizamos aqui alguns possíveis cuidados a ter na constituição de uma nova equipa. Naturalmente, caberá ao gestor/líder, pelo conhecimento que já tem dos membros da equipa e pelos objectivos a que se propõe, identificar os passos que fazem sentido.

ETAPAS DE DESENVOLVIMENTO DA EQUIPA

1ª Fase - Integração e Organização

É importante que todos os elementos da equipa se conheçam. Para isso, é conveniente que a primeira “reunião” seja um encontro informal (eventualmente noutro local que não o de trabalho), e que esta não incida sobre o projecto nem sobre trabalho. Depois de todos se conhecerem devem-se definir em linhas gerais os objectivos do projecto em causa.

Numa segunda reunião, deve-se aprofundar mais o plano do projecto avaliando os objectivos, as dificuldades, a contribuição de cada membro da equipa e outros assuntos importantes relacionados com o projecto. Assim que tudo esteja definido  e as tarefas atribuidas, deve-se verificar que não existem dúvidas por parte dos elementos da equipa e que a todos foram atribuidas tarefas.

Deve-se então acordar as regras básicas para o funcionamento  da equipa:

• Como será feita a coordenação do projecto,
• Responsabilidades individuais e colectivas,
• Relações entre os membros da equipa e possivelmente com elementos exteriores,
• Como decorrerão as reuniões daqui para a frente,
• Contactos de cada um dos elementos da equipar para facilitar a comunicação.

2ª Fase - Planeamento

Esta fase consiste na identificação do objectivo do trabalho da equipa, afectação dos meios e recursos, atribuição das tarefas e calendarização das actividades. Nesta fase, importa manter-se um clima de comunicação aberta, para que todos possam contribuir com ideias e sugestões. É fundamental que a atribuição de tarefas a cada membro corresponde quanto possível às competências e potencial contribuição de cada um para o resultado final. O líder poderá ter que tomar, unilateralmente, determinadas decisões, mas deve manter os membros da equipa devidamente informados, e se possível, auscultá-los previamente.

3ª Fase - Execução

Nesta fase, a actividade do grupo torna-se mais auto-sustentada, uma vez que o plano de realização se encontra claro para todas as partes envolvidas e cada colaborador desempenha as suas tarefas com competência técnica.

É importante que haja momentos de articulação e monitorização do trabalho, com reuniões, que devem ser previamente preparadas, assegurando que todos os membros tem conhecimento prévio dos pontos a debater em cada encontro; durante as reuniões, deve-se incentivar a participação de todos os envolvidos e manter a discussão no assunto que estiver a ser debatido, evitando desvios e distracções - O tempo é um recurso escasso e as reuniões não devem tornar-se um cronófago.

Nas reuniões, é especialmente importante que se coloque as questões de forma construtiva,  que se trate claramente os pontos de colisão, procurando soluções e alternativas, e que se defina as responsabilidades de cada um até ao próximo encontro.

Durante esta fase de execução, também é importante manter todos os membros da equipa  informados de possíveis dificuldades encontradas na execução de determinada tarefa (sem esperar pela próxima reunião para o fazer.

Hoje em dia, estão disponíveis várias ferramentas informáticas que permitem que os membros de uma equipa se mantenham em contacto permanente - muitas duvidas e questões operacionais podem ser resolvidas desta forma.

Considerações finais - O papel do coordenador/líder:

Ao longo de todo o processo, o papel do coordenador ou líder da equipa, é fundamental. Ao ter uma visão mais global sobre o projecto ou próprio trabalho de equipa, consegue gerir as dinâmicas grupais e monitorar todo o processo, intervindo sempre que seja necessário com o intuito de corrigir possíveis falhas na dinâmica da equipa e melhorar a eficácia ou eficiência da cadeia de valor. Deve concentrar-se em tarefas fundamentais como a comunicação, a motivação e o desenvolvimento dos membros da equipa, para que este possam trabalhar e interagir da forma mais adequada e produtiva possível.